あと1歩の工夫

理解できて安心！それでいいの？

「どんな業務をどのように引き継ぐか」ということをリーダーが先に設計をしてくださり、その中で私が担当する業務について教えて頂いたのですが、

「この業務は〇〇という目的でやっていて・・・」
「こういう時は、△△をやるとうまくいくようになるよ・・・」

と1つ1つ丁寧にポイントを教えてもらいました。

「これなら、できそう！」

と、新しい業務を理解できたことに安心して、引継ぎミーティングを終えたところで、リーダーからチャットである依頼をもらいました。

それは、

「さっきの引継ぎミーティングの録画を、このエクセルのこの部分に貼っておいてくれない？」

というもの

この依頼の背景は、その業務を私のみが知っている状態ではなく、今後引き継ぐ可能性がある人でもわかる状態にしたいということでした。

あと1歩の工夫で、楽になる

そもそもですが、この業務は一時的に私に引継ぎがされますが、数ヶ月後には他の人がやるという可能性があるもの。

また、かなり複雑な業務のため、一度で全て覚えられるというものでもありません。

私自身も何度も見直したいです。

他メンバーもきっと見直したくて何度も確認すると思います。

そこで、

OJTで教える内容を録画して、そのまま次の育成にも使える仕組みにする。

録画だけでなく、業務のポイントも一緒に整理することで、各段に理解のスピードが上がり、誰が引き継いでも楽になるなと思いました。

この引継ぎから気づいたことは、目の前ではなく「先を見る」ということです。

目の前ではなく、その先を見る

引継ぎ業務を理解できてわかった！という目の前の目標達成だけでなく、

「この業務をもっと簡単にできるようにならないか？」
「この業務で今足りないことはなにか？」
「この業務を引き継ぐなら、どんな状態で渡したらよいか？」

といった、もっと先の未来でやった方がいい事、やりたいことを「スタート地点」で考えることが大切だなと思いました。

またスタート地点で考える際には、（私は少しめんどくさがりなので、）いつどのようにやるか「仕組み」するということも大切なようです。

今回は“引継ぎ”という、避けて通れない場面だったからこそ考えられましたが、定期的に見直せる仕組みにすることで継続性もあがりますし、生産性も上がっていくのかなと思いました。

次の方に引き継ぐまでの短期間の業務ではありますが、その期間の中でもブラッシュアップできることはないか、考えながら進めていこうと思います！

瀬山でした！

 

PS
まだまだ寒いですね…
最近は鍋やおでんといった温かいものばかり食べています。

皆さんも体調お気をつけください…！