書き出すことで見えたこと

こんにちは！
FCEトレーニング・カンパニーの古川です。

すっかり夏ですね！

みなさま、この夏に取り組みたいことや、既に取り組んでいることはありますか？

私は家事の見える化です！

みんながより快適に暮らせるように、より良いやり方がないか、今習慣化していることを改めて見直したいと思っています。

というのも、全社での生産性向上運動（FCEグループでは、「DIPS運動」と言っています！）の取り組みを通して、改めて発見したことがあったからなのです。

※DIPSとは…
知的労働者（Intellectual People）の生産性を向上させる（Increasing Productivity）システム→ダブルIPシステム

略して「DIPS」と呼んでいます。

謎の行動を発見しました

DIPS運動は、4月から6月の3か月間！

チームや個人で扱うテーマや業務を決めて、生産性向上を進めてきました。

そして、先月その振り返りをしました。

私はある業務の工数削減と、抜け漏れのない運用構築に取り組んだのですが…

やってみると、「これ、なんでずっとこうしているんだろう？」という自分の謎の行動がいくつか見つかりました。

例えば、よく使うWebサイト。

週に2～3回ではあるのですが、業務で使うWebサービスのログインページを、毎回、無造作に並べられたブックマークの中から探すか、検索してから開いていました。

また、あまり考えずに、その業務で使うExcelファイルをTeamsというファイル共有のために使っているクラウドサービス上で操作していました。

このファイル、Teams上では動作が微妙に遅くなってしまうのです。

作業時に誰かと共有して使う必要もないにもかかわらず、なぜかTeams上で作業していました。

こういった些細だけれど小さなストレスの積み重ねになってしまっていること。

直ぐに改善できるようなことなのに、このDIPS運動に取り組むまで、ずっとそのままになっていました。

ちょっと不便はあるけれど、それが自分の中で当たり前＝無意識になっていたのです。

客観視することの大切さ

では、なぜ今回気づくことができたのか？

ポイントはこの業務に関する全工程をかなり細かく書き出したこと。

つまり、「見える化したこと」でした。

まず、業務の工程を大項目、中項目、小項目に分けました。

そして、小項目の作業においては、ロボットにコマンドを教えるイメージで、その時の自分のやり方や手順をかなり細かに書き出しました。

「ブラウザに切り替える」→「検索窓に「〇〇」入力」→「検索履歴から〇〇をクリック…」

こんな風にです。

こうして書き出すことによって、客観的に見えるようになりました。

客観視することで、

・どうしてわざわざ面倒なことをしているんだろう？
・こうしていた背景は？
・この工程の目的って何？
・今の運用に適している？
・違うやり方にするなら？

こう考えることができたのです。

例に挙げたよく使うWebサービス。

こちらは、すぐにアクセスできるよう、ぐちゃぐちゃのブックマークを整理整頓しました。

こうして、「探す」「検索する」ことなく表示できるように。

数秒のことかもしれませんが、毎回の「探す」という手間と小さなストレスがなくなりました。

もう一つの件は、Teasm上での作業をやめました。

デスクトップ上でExcelファイルを操作し、最後にそのファイルをTeamsに保存するというやり方です。

これだけでも、動作が遅いことに対する小さなストレスが改善されました。（もちろん、こういったすぐにできること以外の業務改善にも取り組んでいます！）

1回の作業においては、たった数秒の違いかもしれません。

しかしながら、その数秒の「手間」や、「待つ」という時間がなくなったことで、必要のなかった小さなストレスを手放すことができました。

小さなことだと思っていましたが、手放してみると、これがなかなかに快適なんです！

見えるから気づけることがある。

なんだか工数が膨らんでいるな、ストレスを感じるな、そういう時には「見える化」することで客観視してみようと思います！

以上、古川でした。

PS
暑い夏！

暑いよ～と言いながら熱いお鍋を食べるのも好きだったりします！