リーダーシップを発揮する社員の具体的な行動8選
はじめに
報告書は、ある特定の事柄について詳しく伝えるための書類です。目的に応じて、さまざまな種類が存在します。この記事では、わかりやすい報告書の書き方について解説します。
報告書とは？
ビジネスにおいて、報告書とは業務を遂行した結果を報告する文書を指します。業務の結果について、ポイントを押さえて端的に伝えることが求められる書類です。
業務や出張、調査、研究結果、クレームがあった際の報告書など、さまざまな場面で作成することが求められるもので、ビジネスマナーの三要素である「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」の一つとされています。
報告書の種類
自分が担当した仕事に関する経過や結果、詳しい内容、業務上知った情報などに関して、上司や会社に正しく報告する必要があります。
報告書を提出された相手がその報告書を読み、情報を共有して、今後の業務に活かすというのが報告書の目的です。提出する先、読み手が上司である場合は、報告書をベースに部下の仕事内容を把握したり、評価したりすることもあります。
報告書には、以下のような種類があります。
営業関係の報告書
営業関係の報告書は、日・週・月といったある特定の期間ごとに作成するのが一般的です。
報告する際に注意すべきポイントは、行動内容や業務の進捗状況、実績などについて正しく伝えることです。半期、四半期の報告書の場合は、これからの具体的な展開や計画の見通しについても書くようにしましょう。
業務関係の報告書
業務関係の報告書は、部署ごとに担当する業務内容や改善すべき点を報告する事業報告書、事業実績報告書や決算報告書、CSR報告書、有価証券報告書、監査報告書など、さまざまな種類があります。基本的に、業務関係の報告書は社外の関係者に向けて作成します。
会計・経理関連の報告書
会計・経理関連の報告書は、会社の資金を管理することを目的とした、大変重要な書類です。年間どのくらい収入があり、どのような活動にいくら支払ったか、利益はいくら出たのかといった収支会計報告書や支払い報告書などがその一例となります。
リスク関連の報告書
リスク関連の報告書は、どこでどのような事故があったのか、どのようなヒヤリハットが起こったか、どのような内容のクレームを受けたのかといったことを詳しく記載します。苦情や改善してほしい内容については、クレームを受けた際にどのように対処したかも報告書に詳しく記載しておくことが求められます。
研修・セミナー関連報告書
会社員は、年に数回社内研修や社外におけるセミナーを受けるケースがありますが、受講後には研修・セミナー報告書を提出する必要がある場合もあります
内容としては研修やセミナーで具体的にどのようなことを学んだのか、担当講師についてや具体的な研修内容、研修で学んだこと、所感などを報告書という形でまとめます。
企画に関する報告書
企画に関する報告書は、新規企画やアイデアなどをまとめて、企業やクライアントに提出するものです。企画を説明する書類というよりも、実現した際にはどのような成果が期待できるのか、イメージできるかといった内容をメインに作成し、報告書を読んだ人の心を動かせるような内容を目指しましょう。
取引先関連の報告書
取引先関連の報告書には、さまざまな種類があります。
取引先との価格交渉や打ち合わせに使用する目的で、重要事項をまとめた報告書や新規取引先の信用調査報告書、取引先倒産時の報告書、取引先とトラブルが発生した場合の報告書などがあります。
調査・アンケートに関する報告書
調査やアンケートを実施し、その集計結果をまとめた報告書は、数字だけではなく、調査概要も含めて記載するようにしましょう。押さえるべき項目としては調査目的、実施日時、調査方法、調査対象者、回収状況、集計結果となります。
集計データを社内で活用するのはもちろんですが、外部に公開するケースもあります。
報告書の意義
報告書は「何があったのか」「どうなったのか」を共有し、今後活用するために作成します。
そのためにも、報告書は「誰が読むのか」を意識し、読み手にとって必要な情報をわかりやすく書くことが必要です。報告書は、提出先である相手がどのような情報を必要としているかをよく考え、必要な情報を簡潔にまとめ、新しく試みたことや気づいたこと、重要と思われる情報を共有し、今後に活用するために作成しましょう。
報告書の構成要素
まずは、報告書の基本的な構成を知っておきましょう。きちんと構成された報告書はそれだけで読みやすいものとなり、評価されます。
一般的に、報告書には社内で決まったフォーマットが用意されています。ワードやエクセルのテンプレートという形で用意されていることが多く、そのテンプレートに合わせて記入していきます。
フォーマットがない場合は、自分で今後もさまざまな目的で使用できる、汎用性の高いフォーマットを作成しておきましょう。
報告書には「日付」「宛名」「自分の名前」を上部に書きます。続けて標題を書き、項目ごとに詳細を書くようにしましょう。最後に「以上」と記せば、完成です。
報告書の構成は「標題・要旨・詳細」の三層構造
報告書は、基本的に「標題」「要旨」「詳細」の三層構造となっています。報告書の内容を簡潔にまとめた「標題」を一番上に書き、その下には内容を三つ程度に分割した「要旨」を書きましょう。最後に「詳細」として、詳細な内容を書くようにします。
「標題」から書きはじめるのが難しいと感じる場合は、「詳細」の文章を書き上げてから自分なりのポイントをまとめて「要旨」とし、最後に「標題」をつけるのも一つの方法です。必ずしも項目順に書かなくてはならない、ということはありません。自分の書きやすいところから、書きはじめてみてください。
「客観的な事実」と「所見・所感」は区別する
わかりやすい報告書を作成するポイントは、「事実」と「自分の意見」をはっきりと分けて書くことです。
どのような趣旨の報告書かによりますが、「客観的な事実」について報告することを目的としているのであれば「自分の意見」は必要ないこともあります。
逆に、「自分の意見」「自分なりの考え」が、報告書を読む側にとって参考となる場合もあります。そのような場合は「所見」や「所感」という項目を立てて、「自分の意見」をまとめましょう。
報告書作成で気をつけるべきポイント
わかりやすい報告書作成のポイントは、『誰に』『どのような目的で』報告するかをしっかりと想定し、その内容を満たした報告を心掛けることです。
さらには、起きた事実をありのまま報告することが求められている報告書なのか、それとも提案や改善案を求められているかを見極めて、必要に応じて項目をプラスしたり削るなどして調整するようにしましょう。
報告書作成のポイント
報告書作成には、押さえておくべきポイントがあります。ここではいくつかの報告書作成ポイントをご紹介しますので、作成の際の参考にされてみてください。
提出先によって求められている内容が違うことを理解する
報告書を作成する際、その報告が一体誰に向けてのものなのかを、まずは明確にすることが重要です。
提出先は、大きく分けると三者想定することができます。一つ目は社長や役員といった経営陣です。二つ目は部内向け、そして三つ目はお客様向けとなります。
提出先を想定したうえで、その目的に最適と考えられるまとめ方を心掛ける必要があります。具体的に、どのような点に注意すべきかを見ていきましょう。
経営陣向け：
報告事項は極力簡潔にまとめ、どういった内容の報告書なのかを判断しやすい構成にする。
経営陣はとても多くの事案を抱えているため、長々と書き連ねられた報告書を読む時間はありません。報告書を一読するだけで判断しやすいように、メリットやデメリットなども明確にしたうえで、報告書作成を心掛けましょう。
部内向け：
あらかじめ上司が求めている内容を確認・調査のうえ、作成する。
上司の意図するところを把握して作成することで、ピントのズレた報告書を作成するリスクを回避することができます。上司の意図とは違う報告書を提出すると、場合によっては作成し直しを求められることもありますから、少々時間が掛かっても事前調査や作成依頼者である上司との意思疎通はしっかりと図るようにしましょう。
お客様向け：
期限を厳守し、丁重さと形式を忘れないように作成する。
この場合の報告書は、社外文書の一つと考えることができます。社外文書作成時は共通して注意すべきことですが、形式を重んじ、失礼のないように細心の注意を払う必要があります。
期限がある場合は厳守し、期限がない場合はできるだけ早く提出できるように準備を進めましょう。いずれの場合も、可能な限り期限よりも早めの提出を心掛けましょう。
報告書の構成を明確にする
報告書作成時には、全体の構成を意識しましょう。
報告書は、一般的にピラミッドで例えられ、頂点が要約、下に行くほど詳細な事柄となっていくとされています。ピラミッドは三層構造で、上から標題、二番目が要旨、一番下が詳細です。
なんとなく標題から書きはじめようとする方が多いのではないかと思いますが、標題、つまりタイトルから書きはじめるというのは難しいものです。詳細から書きはじめ、要旨、最後に端的に報告書のポイントをまとめた標題、という書き方をすると、筋の通った報告書を書き上げやすくなります。順番にこだわらず、書きやすいところから書きはじめてみてください。
簡潔に正確な情報をまとめる
報告書には、正確な情報が簡潔にまとめられていることが求められます。情報を入れる場合は細心の注意を払い、正しいものを入れるようにしましょう。
また、説得力ある報告書にまとめるため、図や表などを入れるのもいいでしょう。特に長い報告書の場合は最後まで読んでもらえないこともありますが、ぱっと見て理解できる図や表が入っていると、情報を素早く読み取る助けとなり、理解しやすい報告書として評価されることがあります。
ビジネス文書であることを意識して書く
ビジネスの場では、要点をいかにしてまとめるかがポイントとされます。そのような観点から、一文が長くなりすぎない書き方をし、句読点を適宜入れるようにしましょう。
また、語尾の統一も重要で『ですます調』と『である調』の混同は避けましょう。
報告書を書く手順
まずは本文を書きはじめる
まずは本文から書きはじめてみましょう。書きはじめようとすると、必要となる事前準備が見えてきます。
【報告書を書く際に必要な事前準備】
▼報告書を読む人にとって必要な事柄をまとめるために、必要な情報を集める
たとえば、その場にいなかった人に対して、会議などの報告をする場合は、報告書を一読しただけで会議の全容が把握できるような内容にまとめましょう。また、今後の予定などがアナウンスされた場合も、必ず押さえておくようにします。
▼会議で取り上げられた内容に関して補足資料などを用意する
会議で触れられた内容について、補足資料を本やインターネットから添付しておくようにすると、読み手としては大変助かります。その他にも、内容として含めておきたい図や表などがあったら、用意しておきましょう。
準備を整えたら、いよいよ報告書を書きはじめます。
本文の最初に「結論」をおく
「結論から書きはじめる」のが、報告書の書き方の鉄則です。経緯や理由ではなく、結論を最初に書くようにしましょう。
報告書を読む側としては、結論が一番知りたい事柄で、その内容によって経緯まで知っておくべきか、結論だけわかっていればよいのか判断し、報告書を読み続ける必要があるか否かを判断します。
事実を正確に・定量的に
報告書を読む側の立場に立って、報告書を作成しましょう。そのような視点から考えると、長文を読み続けるよりも適宜図や表などが入っていたほうが、理解が早いというのも理解できるのではないでしょうか。重要なポイントを太字にしたり、マーカーを引くなどの工夫をし、読み手を助ける書き方を心掛けましょう。
また、曖昧な表現は極力避け、可能な限り具体的な数字を入れるようにするのも、簡潔な報告書にするコツです。ぜひ取り入れてほしいのが「5W1H」を入れることです。報告書の前提条件となるような、読み手は全員知っているような事柄であったとしても、必ず5W1Hを含めます。5W1Hは「When（いつ）」「Who（誰が）」「Where（どこで）」「What（何を）」「Why（なぜ＝何の目的で）」「How（どのように）」を意味し、これらの内容が網羅されていることで、簡潔かつどの時点で誰が読んでも理解できる報告書を作成することができます。
事実と所感とは明確に分けて
ある事柄について、事実とそれに関する所感を書く場合、事実と所感は項目を分けて書きましょう。どこまでが事実で、どこからが所感かわからないと、客観的にその事象を判断することが困難になります。
まとめ
報告書作成において重要視したいのが「何のために報告書を提出するのか」という目的です。目的に沿った内容の報告をすることが自分に求められていることを理解したうえで、端的な報告書を目指しましょう。報告書提出を求めている側が、今後その報告書を何に使いたいのか、どのように活用するのかを考え、役立てるような構成を心掛けるべきです。
報告書作成は、ポイントさえ押さえてしまえば難しいものではありません。目的を理解したうえで正確な事実と、必要であればそれに対する率直な所感を簡潔にまとめ、読み手に響く報告書作成を目指しましょう。
