新入社員研修・新人研修

Off-JTとは？

Off-JTは「Off-The-Job Training」の略称で、職務現場を一時的に離れて行う教育訓練のことをいいます。
具体的には、自社内での集合型研修や座学、グループワークだけでなく、外部の講師を招いて行う研修や、外部スクール、セミナーへの参加、通信教育やeラーニングなどを指します。
業界やビジネスの基礎、理論、原理原則といった基本的な知識やスキルをインプットすることが主な内容であり、導入研修として多くの企業が実施しているものです。

よくある課題

そんなOff-JTで良く挙げられる課題が、“研修では優秀だったのに、その後実際に現場に配属されたら常に受け身で主体性がない”というような、実際の現場で活躍できるような教育ができていないということです。 これは、Off-JTの研修内容と実際の現場の環境が乖離してしまうことによって起こります。

学校の延長線のような、受講者が受け身でただ学ぶ、教えてもらうというOff-JTを行ってしまうと、学生から社会人の切り替えが導入研修の間ではできないまま、現場に配属されてしまうことがあります。 その結果、実務の現場では、学生と社会人のギャップにぶつかって上手くなじめなくなってしまうのです。

実際の現場が高速道路だとしたら、導入研修は高速に合流するための道です。 合流のところで、いかに”現場のスピードに合った状態にするか”を考えて研修を行うことが大事でしょう。 知識やスキルだけでなく、仕事に対する姿勢や在り方の部分まで含めて、現場の雰囲気に合ったものや、現場ですぐに求められるようなことをOff-JTの時点で教えることが重要です。

OJTとは？

OJTとは「On-The-Job Training」の略称で、実際の職務現場で業務を通して行う教育訓練のことをいいます。
部下が職務を遂行していくうえで必要な知識やスキルを、上司や先輩社員などの指導担当者のもとで、実際に実践することで教育・育成する方法です。

よくある課題

このOJTにおける新入社員教育でよくある課題として、“教える人によって教育の品質が変わる”ということが挙げられます。

教えるのが上手な上司の下についた社員はしっかり成長するけれど、そうではない上司の下の社員は全然育たないという現象が起きるのです。 また、業務のやり方も属人的に教えてしまうことで、同じ部署でも仕事の仕方や進め方の内容がバラバラになってしまうなどの問題もあります。

新入社員を育成する担当の多くの人は、部下が独り立ちできるようにしっかり仕事してほしいと思っています。 しかし、この”しっかり”の定義が教える人によって違うことで、結果的に教育の品質が変わってしまうのです。

この背景には、“新人を育成する側も、何をどのようにどうすればいいか分かっていない”ということがあります。 これは、育成する側がこれまでマネジメントの仕方やOJTのやり方などを教えてもらったことや、実際にやった経験がなく、どう教えたらいいのかわからないということによって起こります。

そのため、とりあえず“自分のやっていることを見て真似してやってみて”というような、所謂 ”上司の背中見て学べ”という属人的なマネジメントになりやすいのです。

教育の品質を同じにするためには、育成する側の教育が必要なのは勿論、OJTだからといって完全に現場に任せきりにするのではなく、教育する内容を社内である程度統一していく必要があるでしょう。

“教育”におけるジェネレーションギャップとは

テクノロジーの進化に伴い、年齢が10年どころか5年違うだけでも育ってきた環境は全然違うと言われるほど変化のスピードが速い近年では、”世代間ギャップ”が年々広がってきています。

デジタルネイティブといわれるZ世代とそうではない世代では、基本的なコミュニケーションの取り方だけでなく、何かを習得するときの学習の方法や、情報を得る手段が違います。 社員教育においても、ここの違いによってギャップが生じる可能性が高いと考えられます。

例えば情報を得る手段においては、ミレニアム世代が”Facebookや本”などテキストベースのものを好む傾向があるのに対して、Z世代は”InstagramやYouTube”など絵や写真、動画などビジュアルベースのものを好みます。

この特徴から、社内で覚えないといけないマニュアルをZ世代に渡す時は、分厚い本や紙の資料ではなく動画コンテンツにするなど、使うツールは相手に合わせるなどの工夫をすることが重要です。 “これまで自分はこうやって覚えてきたから”というように、学習の方法などの”やり方”を押し付けてしまうと、Z世代の社員には合っておらず、なかなか成長しないという事態を招くことがあります。

ジェネレーションギャップによるコミュニケーションの課題

近年ハラスメントなどの問題が注目されるようになったことで、研修をするにあたっても、上司が部下に気を遣いすぎて必要な指摘や注意すらできないという問題もあります。

基本的に多くの人は、自分が成長できる環境は“良い環境”としており、社会人として成長していきたいと思っています。 そのため、新入社員も正しい指導を全くされないような環境では、”全然成長しない”と感じ、結果的にそれが退職の原因になってしまうこともあるのです。

教育する側が部下とのコミュニケーションをとることを恐れずに、正しく教育していくことや、問題がある所できちんと指摘していくことも必要でしょう。

そして、実際にマネジメントの経験が豊富であっても、これまでのやり方に捉われないことが重要です。 最新の情報を常にキャッチアップした上で、教育の仕方やOJTのやり方をトレーニングするなど、時代に合わせて、教育の方法をバージョンアップさせていく必要があるでしょう。

研修を行う際に、ただ単に“新入社員だから研修を受けなければならない”というのではなく、“なぜ何ための研修なのか”という研修の目的を明確にし、共有することが重要です。

まず受講者が研修の目的を理解してから学習し始めることで、その目的を果たせるような参加姿勢を醸成することができます。

ビジネスマナーを教えるにあたっても、「ビジネスマナーとはこういうものです。」とただ教えるのではなく、そもそも”ビジネスマナーは、社会人になったら共通言語となるので必ず身に付ける必要がある”というように、学ぶ目的を伝えると良いでしょう。

もっと具体的にいうと、以下のようになります。

学生の間は同世代の人とのコミュニケーションが中心でしたが、ビジネスにおいては目上の人とのコミュニケーションが中心になります。 育った時代や環境によって、価値観や考え方が違う中でも、ビジネスマナーという共通の言語があることによって、コミュニケーションを円滑にすることができます。

“この研修が未来のその人の活躍にどのように必要になるのか”、“将来ビジネスパーソンとして成果をだしていくために、どのように役立つのか”ということを、具体的にイメージできるように伝えることで、より効果を発揮するでしょう。

今の30代後半よりも上の世代の人は、“会社だから”、“組織の一員だから”という理屈だけで受け入れて、素直に学ぶことができる人が多い傾向があります。 しかしZ世代は、“自分の人生にとってどんな意味があるのか”、“無駄なく成長したい”というような、これまでの世代とは少し違った考えを持っていると言われています。

そもそも若手のうちに経験することで“無駄なこと”は存在しませんが、Z世代にとっては、“自分にとって意味がない”と思うことが、モチベーション低下に繋がってしまうことがあるのです。

だから、それが“どのくらい価値のあることなのか”、“自分の人生にどんな影響を与えるか”をしっかりと伝えることが重要です。 さらには、ひとり一人が興味のあることや、“こうなりたい”というような目指す方向性と重なるように伝えてあげることで、研修の意味をより強く感じ、意欲的に学習するようになるでしょう。

新入社員の研修の時から醸成した方が良い力の1つに、“自分で考えて、自分で行動を起こす力”があります。 しかし、特にZ世代はこれが苦手な人は多い傾向があるので、意図的にこの力が身に付くような仕組みを研修の中に取り入れることがポイントです。

Z世代の特徴として、“失敗したくない”、”間違いたくない”というものが、世間的に言われています。 また、管理職やマネージャーの方から見たZ世代の特徴としては、“正解を欲しがる”、“すぐに答えを聞きにくる”というものもよく挙げられます。

確かに、実際に現場でそのような特徴が見られることも多いZ世代ですが、実は本人たちの多くは、“自分で考えて挑戦しないと成長しない”ということもわかっていることが多いです。

だからこそ、その不安を解消できるような工夫をしたり、自分で考える機会を設けたりすることが鍵となります。 そのためには、育成する側が“伝えることや教えること”と、“自分で考えてもらうこと”を絞って、明確にすることが重要です。

分かりやすくお伝えするために、「椅子を作って欲しい。」と部下に指示する場合を例に挙げてみます。 まず、部下に渡すものとしては、“椅子を作るために必ず必要になる材料”です。 次にのこぎりやトンカチなど、製作するのに必要な道具でしょうか。

そして最後に渡すものは何か。それは、完成図です。 ここで、“作成の手順が記載してある説明書を渡さない”というのがポイントです。 最初に、１から10までどのように椅子をつくればいいかわかるものを渡してしまうと、常に自分で考えることができなくなってしまいます。

渡すべきは、ここでいうトンカチなどの道具といった使えるリソースに加え、完成した時の状態がわかるもの。 つまり、”こういう成果を出して欲しい”というような、期待するゴールの姿、望む結果を明確にすることが重要です。

“何をすればいいか”ではなく、“何を達成すればいいか”を伝えることで、それを“どのように達成するか”ということを自分自身で考えるようになるでしょう。

すぐに答えを欲しがるのは、Z世代の特徴だから仕方ないと思って、全てを教えるような研修をするのではなく、研修の目的・使える道具・到達して欲しいゴールを明確化し、お互いにしっかりと合意することで、”失敗したくない”と考えるZ世代でも挑戦することができるようになります。

具体的に、研修の中でワークショップなどの活動をする際にも、このように、“何を伝えて、何を伝えないのか”を研修をする側の中で明確にしておくことが重要です。

これまでは、“会社がこのような方針だから”、“会社のルールで決まっているから”というように、“何事も組織の論理で動く”というのが一般的な考え方でした。

そのため、社内の研修においても、金太郎飴のように“みんな一緒”というような同一性を強調するようなものではなく、“ひとり一人がもっている強みは何か”、“その強みをどのように活かしていくか”、“今後どのように繋がっていくか”にフォーカスしたような内容を入れることが効果的です。

全てにおいて全員で同じことを求めてしまうと、せっかくの個性や能力も埋もれてしまいます。 そうなってしまうと、メンバーそれぞれの良さが発揮されず、本人たちもやりがいや楽しさ、モチベーションを見出せないということが起こる可能性があります。

会社の成長にとって必要不可欠である社員の成長を止めてしまうことは、できれば避けたいことでしょう。 そのためにも、メンバーひとり一人を尊重し、それぞれの可能性や力を最大限に伸ばすことができるような工夫を取り入れることがポイントです。